Документооборот

Система Электронного Документооборота (СЭД) в составе готового решения Worklite

Электронный документооборот решает организацию процессов передвижения документов в компании, с момента их создания или получения из источника до завершения их обработки и перенаправления в архив.

Электронный документооборот позволяет систематизировать процессы создания, управления и контроля бизнес-статусов документов, а также связанных с ними поручений и задач пользователей. Предусмотрена поддержка основных бизнес-процессов сопровождения файлов и документов (согласование, сбор замечаний, исполнение, согласование и т.п.), а также заложена возможность гибкой настройки процессов и их шагов в режиме конструктора процессов, не уступающего по своей гибкости самым дорогостоящим аналогам.

Поддерживается следующий функционал:

  • Версионность, полная история редактирования и замечаний пользователей для всех типов обрабатываемых документов
  • Моментальное создание документов по заранее настроенным шаблонам
  • Делегирование полномочий пользователями своим подчиненным по иерархической лестнице
  • Замещение ответственных пользователей в периоды отпуска или любые другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте предприятия
  • Архивирование отработанных документов, как завершающая стадия процессов связанных с движением документа
  • Конструктор управления маршрутами рабочих процессов с возможностью неограниченного создания собственных последовательных и/или параллельных шагов обработки и движения документов
  • Создание отчетов по отслеживаемым документам и задачам пользователей предприятия

Данная система электронного документооборота позволяет сотрудникам:

  • Организовать все процессы управления и движения файлами и документами в рамках единой точки хранения и обработки на внутреннем портале компании
  • Запускать и следить за выполнением самых разных рабочих процессов обработки документов системой (процессы могут быть как заранее жестко спланированные, так и собственные):
  • Ознакомление с документом
  • Редактирование документа
  • Согласование документа
  • Утверждение документа
  • Архивирование документа
  • Собственные настроенные процессы (в прилагаемом конструкторе)
  • Выполнять назначение задач и поручений пользователям и осуществлять мониторинг и полный контроль за их взаимодействием
  • Загружать и создавать документы в системе по заранее спроектированным шаблонам
  • Отслеживать и обеспечивать версионность документов, историю их обработки и комментариев в специальных листах

Электронный документооборот представляет собой веб-ориентированное решение, т.е. работа всех пользователей ведется через браузер и не требует установки каких либо клиентских приложения. СЭД может быть развернут как в составе имеющегося в компании корпоративного портала, внедренного на платформе Microsoft Share Point 2013, так и на отдельном Sharepoint сайте. Доступ к системе осуществляется только авторизованными пользователями с разграничением прав доступа к контенту, разделам, модулям и любой другой информации.